Zakelijke of off-site retraites bieden de mogelijkheid om een team op te bouwen, te plannen, na te denken en strategieën uit te werken. Ze kunnen de reactie “Oh, nee! Geen tijdverspilling!” tot “Wow! Ik kijk er echt naar uit.”. Dit artikel belicht zes ontwerpprincipes om uw volgende zakelijke retraite tot een succes te maken.
1. Wees strategisch over wat u wilt bereiken:
Een van de meest voorkomende valkuilen van zakelijke retraites is dat er te veel of te weinig doelen worden gesteld. Wees strategisch over wat u wilt bereiken.
Stel jezelf de vraag: wat wil je bereiken tijdens de retraite? Na pensionering? Wat wil je dat het personeel meeneemt? Wat zijn je grootste prioriteiten? Welk fundament wil je creëren voor het stafteam?
Wees zo specifiek mogelijk, maak je doelen meetbaar. Zoals het oude gezegde luidt: “wat niet kan worden gemeten, kan niet worden gedaan”.
2. Betrek medewerkers bij het ontwerpen van een retraite:
Vaak mislukken retraites omdat medewerkers niet betrokken zijn bij het ontwerp van de retraite. Wat zouden werknemers graag behandeld zien? Zoek een balans tussen de doelstellingen van het bedrijf en wat werknemers echt gedekt willen zien. Is het een 80/20 mix? Een 50/50 mix?
De begeleider van de retraite kan medewerkers interviewen om te peilen wat ze zouden willen opnemen en om hun verwachtingen voor het retraiteproces en de resultaten te verzamelen. Dit kan worden gedaan tijdens personeelsvergaderingen, als de teams klein genoeg zijn, via één-op-één-gesprekken of via een e-mail- of webenquêtetool.
3. Less is more – Zorg voor voldoende tijd:
Een veelvoorkomende valkuil bij pensioenontwerp is dat alles de neiging heeft om weggegooid te worden. Zorg er tijdens uw ontwerpwerk voor dat alle belanghebbenden duidelijk zijn over wat er echt moet worden behandeld en wat ze graag zouden willen hebben. Het kan handig zijn om mogelijke onderwerpen te categoriseren in wat essentieel is, wat leuk zou zijn en wat kan wachten tot een andere keer of een ander forum.
Minder is echt meer in termen van impact. Geef de deelnemers tijdens de retraite voldoende tijd om relevante onderwerpen te bespreken en na te denken. Het is ook belangrijk om deelnemers de tijd te geven om een actieplan op te stellen, waarbij pensioengesprekken worden gekoppeld aan de werkplek. Als niet al je onderwerpen passen in de retraite die je hebt gepland, overweeg dan om een extra dag toe te voegen aan de retraite of om later in het jaar nog een offsite-dag te plannen.
4. Kies verstandig een begeleider
Wie vergemakkelijkt uw pensioen? Een externe facilitator biedt de voordelen van neutraliteit, focus en toewijding gedurende het retraiteproces. Wanneer u de optie van een externe facilitator overweegt, kies dan een facilitator die zich inzet om op lange termijn met uw organisatie samen te werken, in ieder geval voor verschillende retraitetrajecten. Dit zorgt voor meer vertrouwen bij je team, waardoor volgende retraites op een hoger niveau kunnen beginnen. De externe facilitator zal in de loop van de tijd ook een beter gevoel krijgen voor uw zakelijke prioriteiten, cultuur en visie. Als u een nieuwe externe facilitator gebruikt, zorg er dan voor dat er voldoende tijd wordt uitgetrokken voor de briefing, inclusief bespreking van verwachtingen, resultaten en uw eerdere ervaringen met retraites – wat werkte en wat niet.
Aangezien bedrijfsprioriteiten in de loop van de tijd kunnen veranderen, moet u ervoor zorgen dat er voldoende planningstijd is en dat de facilitator het programma kan aanpassen aan de snel veranderende behoeften. Om succes te garanderen met een externe facilitator, stelt u een intern pensioenplanningsteam samen dat gedurende het hele proces als contactpersoon kan dienen en zorgt voor een perfecte match.
Interne retraiteleiders spelen ook een belangrijke rol in het retraiteproces en brengen “inside” kennis over wat de organisatie is, haar cultuur en haar prioriteiten. Als er gebruik wordt gemaakt van een interne pensioenbeheerder, zorg dan dat deze voldoende autoriteit en ruimte heeft om zijn rol te vervullen. U kunt ook overwegen om een interne facilitator te koppelen aan een externe facilitator.
5. Maak het regelmatig!
Om dezelfde “aantrekkingskracht” te krijgen die je in retraite hebt, ga je regelmatig op retraite en niet slechts één keer per jaar. Plan meerdere keren per jaar een halve tot hele dag niet op kantoor voor afdelingen en zo mogelijk de hele organisatie. Virtuele retraites kunnen ook worden gebruikt om het hele jaar door mini-retraite-processen te bieden, zonder de extra tijd en kosten van een externe locatie.
6. Volgen:
Creëer de leerlink naar kantoor – Vaak wordt het leren achtergelaten op de pensioneringslocatie en keert het helaas niet terug naar kantoor. Vraag uzelf tijdens het pensioneringsproces af: wat kunnen we doen om dit leren terug te brengen naar kantoor? Welke systemen hebben we al die kunnen worden gebruikt om ons retraite-leren te bespreken? Welke systemen moeten we creëren?
Maak tijdens de retraite tijd vrij om actieplannen te maken, op individueel, team-, afdelings- en/of bedrijfsniveau om de leerverbinding met het kantoor te versterken. Actieplannen moeten tijdschema’s, benodigde middelen en wie verantwoordelijk is, identificeren. Actieplannen moeten zo specifiek mogelijk zijn. Actieplannen moeten worden gevolgd, hetzij via regelmatige teamvergaderingen, één-op-één-interviews met managers, of via andere interne systemen.
Om het leren levend te houden, kunt u overwegen om na de retraite groeps- of teamcoachingsessies te organiseren met kleinere teams of individuele medewerkers. Maandelijkse of tweewekelijkse sessies kunnen de overdracht van leren naar de werkplek bevorderen.
Met deze zes ontwerpprincipes in gedachten, moet uw volgende pensionering zinvol, aantrekkelijk en duurzaam zijn, waardoor uw werknemers zich afvragen: “Wanneer gaan we weer beginnen?”.
Copyright 2007 – Gerealiseerde mogelijkheden. Alle rechten voorbehouden
