Veel organisaties plannen elk jaar evenementen of voor speciale gelegenheden, zoals verjaardagen of feestdagen. Deze evenementen kunnen zeer succesvol zijn of ze kunnen een mislukking blijken te zijn als het gaat om het bereiken van het doel van het houden van het evenement. Het succes van een evenement kan vaak worden bepaald door een goede planning en besluitvorming. Om het succes van toekomstige evenementen te helpen verzekeren, zijn hier vijf vragen waarmee u rekening moet houden bij het plannen van een evenement.
- Waarom een evenement organiseren? Deze vraag helpt bij het bepalen van de doelstellingen, mogelijke resultaten en het vaststellen van een algemeen thema voor het evenement. Zodra het doel van het evenement is vastgesteld, moet er een budget worden vastgesteld om het evenement te betalen en moeten ook reiskosten worden overwogen. Als u het budget en de doelen van het evenement kent voordat u doorgaat met plannen, kunt u het evenement binnen de gewenste reikwijdte houden. Verlies nooit het doel van het evenement uit het oog, ook al laat het budget niet alles toe, er kunnen acceptabele alternatieven zijn, dus denk mee om aan alle vereisten van het evenement te voldoen.
- Wat moet er gebeuren op het evenement? Deze vraag stellen en nadenken over de antwoorden is de eerste stap bij het maken van een planning voor de activiteitendag(en). De volgende stap zou zijn het ontwikkelen van een projectplan voor evenementenopdrachten met zowel voor- en nataken als acties op het evenement. Zijn er sprekers, aankondigingen, video’s, presentaties, exposities, maaltijden, pauzes, erkennings- of prijsuitreikingen, teambuildingactiviteiten, leuke interactieve activiteiten, trainingen voor kleine groepen of discussiesessies? Bepaal of er speciale apparatuur of kamerarrangementen nodig kunnen zijn om bepaalde onderdelen van het evenement mogelijk te maken. Bepaal welk type gedrukt materiaal nodig kan zijn voor het evenement, begin het vervolgens te verzamelen en zorg voor de juiste exemplaren en communicatie.
- Wie moet worden uitgenodigd voor het evenement? Is het voor een bepaalde afdeling, een aantal leidinggevenden, een of meer werkteams, individuen die iets hebben bereikt of het hele bedrijf? Zou dit evenement iets zijn om te overwegen om belangrijke of potentiële klanten en leveranciers uit te nodigen? Bepaal of een keynote-spreker of andere speciale sprekers deel moeten uitmaken van het evenement. Ook als mensen met speciale vaardigheden zoals evenementenplanners, coördinatoren, moderators of facilitators nodig zijn voor het succes van het evenement of als dit intern kan worden gedaan. Als iemand met een gastspreker of speciale vaardigheden nodig is, bepaal dan hoe de afspraken worden gemaakt en hoe dit van invloed kan zijn op het budget. Bepaal ook welke communicatie moet worden verzonden naar degenen die aanwezig zijn bij en werken aan het evenement, evenals de vereiste follow-up en tijdlijnen.
- Wat zijn de beste data en tijden om het evenement te houden? Bepaal hoe lang het duurt om de evenementdoelen te bereiken en selecteer vervolgens drie voorkeursdatums om een locatie te vinden. Het evenement kan een halve dag, een hele dag of meerdaags zijn. Vooruit plannen vergroot de kans op het vinden van de perfecte locatie voor het evenement gedurende het gewenste tijdsbestek. Zodra de datum is vastgesteld, kunt u beginnen met het verzenden van berichten naar potentiële deelnemers, zodat ze deze in hun agenda kunnen zetten. Blijf vervolgens maandelijkse herinneringen sturen met nieuwe informatie over het evenement om ze geïnteresseerd te houden om deel te nemen. Zorg ervoor dat u twee tot vijf werkdagen voor het evenement een herinnering voor de laatste datum/tijd/locatie stuurt.
- Waar vindt het evenement plaats? Na het bepalen van evenementen en bezoekersaantallen kan een locatie worden geselecteerd die aan alle wensen voldoet, evenals cateringmogelijkheden. Overweeg of het evenement in het gebied moet plaatsvinden als het een korte tijd is en waar de meeste aanwezigen zijn. Houd rekening met reisvereisten en communiceer eventuele speciale instructies om daar te komen voor de lokale bevolking en anderen buiten het gebied. Als het evenement meerdaags is en de geselecteerde locatie niet in de buurt van het werkgebied ligt, kunnen activiteiten of entertainment buiten kantooruren ook worden overwogen. Overweeg voordat u een locatie kiest of sommige activiteiten buiten zullen zijn of dat alles binnen zal zijn.
Om een succesvol organisatorisch evenement te maken, of het nu een speciale gelegenheid of een jaarlijks evenement is, begint u bij het plannen met de vijf bovenstaande vragen. Deze vragen en de bijbehorende planning zouden de kans moeten vergroten dat een evenement het doel van de organisatie met succes bereikt in plaats van een flop te zijn waarbij mensen achteraf niet wisten waarom ze hun kostbare tijd daar doorbrachten.
