Eigenaren en managers van kleine bedrijven slagen er vaak niet in om juridische kwesties goed aan te pakken. Dit falen kan het gevolg zijn van het druk zijn met andere zaken, onwetend zijn of niet reageren op juridische zorgen, of terughoudend zijn om geld uit te geven om een advocaat in te huren. Helaas kunnen deze bedrijven aanzienlijke kosten of aansprakelijkheden oplopen die vermeden hadden kunnen worden met de juiste juridische planning.
Hier zijn tien belangrijke juridische fouten die kleine bedrijven vaak maken:
1. Het niet opstellen van bedrijfsnotulen.
Om het schild te behouden dat aandeelhouders beschermt tegen persoonlijke aansprakelijkheid voor bedrijfsschulden, moet een bedrijf formaliteiten in acht nemen, zoals het opstellen van regelmatige notulen van de raad van bestuur en aandeelhouders. Het ontbreken van notulen kan ook de geldigheid van verschillende aftrekposten voor vennootschapsbelasting in gevaar brengen, met name op het gebied van vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden.
2. Het niet bijwerken van inkooporders en factureringsformulieren.
Het ontbreken van passende wettelijke bepalingen in deze vormen zou het bedrijf in een zwakke rechtspositie kunnen brengen in geval van een betaling of ander geschil met een klant.
3. Gebrek aan geheimhoudingsovereenkomsten met werknemers en aannemers.
Veel van de waarde van veel start-ups ligt in hun intellectuele eigendom. Sterke geheimhoudingsovereenkomsten zijn essentieel om dit eigendom te beschermen.
4. Geen huidige koop-verkoopovereenkomst.
Bijna alle bedrijven met meer dan één eigenaar zouden een koop-verkoopovereenkomst moeten hebben. Een koop-verkoopovereenkomst definieert wat er gebeurt wanneer een van de eigenaren overlijdt, met pensioen gaat of het dienstverband beëindigt, of wanneer een eigenaar zijn belang in het bedrijf wil verkopen. Het ontbreken van een koop-verkoopovereenkomst kan in dergelijke omstandigheden leiden tot onbedoelde gevolgen of een juridisch moeras.
5. Gebrek aan up-to-date personeelshandboek.
Een werknemershandboek bevat regels, beleid en procedures op de werkplek met betrekking tot de arbeidsrelatie. Het ontbreken van een bevredigende handleiding verhoogt het risico op misverstanden of overtredingen van de wet, wat kan leiden tot kostbare geschillen tussen werknemers, rechtszaken en overheidsboetes. Daarnaast moet een handleiding regelmatig worden bijgewerkt om met wetswijzigingen om te gaan.
6. Het niet documenteren van transacties tussen het bedrijf en de eigenaren.
Aandeelhouders gaan vaak transacties aan met hun bedrijven, zoals verhuur van onroerende of persoonlijke eigendommen of leningen aan of van het bedrijf. Het niet adequaat documenteren van deze transacties (zoals het nalaten om regelmatig notulen op te stellen) kan de aansprakelijkheidsschilden van bedrijven verzwakken of leiden tot nadelige fiscale gevolgen.
7. Het niet bijwerken van statuten en reglementen van het bedrijf.
De statuten en reglementen dienen van tijd tot tijd te worden herzien en aangepast om rekening te houden met wetswijzigingen. Anders zou het bedrijf in strijd kunnen zijn met de ondernemingswetten of onderworpen zijn aan omslachtige en achterhaalde ondernemingsprocedures.
8. Afwezigheid van aandelenopties of andere actieplannen.
Het ontbreken van goed ontworpen aandelenstimuleringsplannen kan het voor een bedrijf moeilijker maken om werknemers aan te trekken, te motiveren en te behouden. Een slecht geschreven plan kan ook leiden tot onvoorziene aansprakelijkheid of kosten voor het bedrijf.
9. Onvoldoende vermogensplanning.
In het geval van een hecht bedrijf moet de vermogensplanning door de eigenaren worden gedaan in combinatie met de algemene bedrijfsplanning. Het ontbreken van de juiste documenten voor vermogensplanning kan leiden tot kostbare erfrechtprocedures of onnodige successierechten.
tien. Het niet uitvoeren van een juridische beoordeling van de website.
Afhankelijk van de aard van zijn bedrijf, moet een bedrijf passende algemene voorwaarden, copyrightmeldingen, disclaimers en een privacybeleid op zijn website opnemen.
