Je hebt de spreker geboekt, een zaal gehuurd, een team van vrijwilligers geworven en een marketingplan opgesteld. Alsof dat nog niet genoeg is, moet je er ook voor zorgen dat je evenement niet in de problemen komt door verschillende juridische kwesties. De exacte wettelijke vereisten van het evenement variëren van plaats tot plaats en de regels die van toepassing zijn, zijn afhankelijk van het type evenement. Onderstaande lijst geeft de belangrijkste vragen aan om over na te denken, maar u dient ook advies in te winnen bij de beheerder van de bij uw evenement betrokken organisatie(s). Als u over een van deze twijfels twijfelt, kunt u dit bespreken met uw instelling, aangezien zij ervaring zouden moeten hebben.
Locatie vergunning
Als u het publiek gaat uitnodigen om een toneelstuk te zien, een film te kijken of naar live of opgenomen muziek of iets dergelijks te luisteren, moet u dit doen in een gebouw met de juiste vergunning. In de vergunning staat precies welke activiteiten zijn toegestaan en tussen welke uren. Ga er niet vanuit dat je na 23.00 uur een concert kunt houden zonder te controleren of de vergunning dit toestaat. Als het pand niet over de juiste licentie beschikt, kunt u een zogenaamde tijdelijke gebeurtenismelding krijgen, wat eigenlijk een kortetermijnlicentie is. Neem voor meer informatie contact op met uw gemeentehuis.
Serveer alcohol
Ook de verkoop of levering van alcohol wordt geregeld door de vestigingsvergunning. U moet niet alleen de juiste licentieovereenkomst hebben, maar u moet er ook voor zorgen dat alle aanwezigen een persoonlijke licentiehouder zijn. Sancties voor het overtreden van de regels voor de levering van alcohol kunnen zeer streng zijn, wees dus zeer voorzichtig op dit gebied.
Gezondheids- en veiligheidseisen
Het is essentieel om te begrijpen wie verantwoordelijk is voor gezondheids- en veiligheidskwesties en om de juiste risicobeoordelingen uit te voeren.
De locatie is verantwoordelijk voor de gezondheid en veiligheid met betrekking tot het pand, zoals struikelgevaar door versleten vloeren of noodevacuatie. Maar organisatoren van evenementen nemen de verantwoordelijkheid voor evenementapparatuur, zoals struikelgevaar veroorzaakt door luidsprekerkabels of andere apparatuur die naar de locatie wordt gebracht.
U moet risicobeoordelingen uitvoeren en deze documenteren. Denk na over het soort dingen dat fout kan gaan en de mogelijke gevolgen.
Aansprakelijkheidsverzekering
Voor uw evenement dient u een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Wat gebeurt er als een oudere bezoeker van uw evenement op de parkeerplaats uitglijdt en zijn been breekt? Of als een apparaat op iemand valt en deze verwondt? Deze dingen gebeuren, dus je moet de juiste verzekering hebben. Neem contact op met uw instelling om te zien wat er door hun verzekering wordt gedekt en wat niet.
Geluidsniveaus
Gewoonlijk heb je alleen volumeproblemen als je evenement een bijzonder luide groep heeft of laat op de avond is. Sommige panden vallen onder de geluidsverordening, wat inhoudt dat zij wettelijk verplicht zijn om geluid te meten en onder een bepaald niveau te houden. Andere lokale bewoners moeten aandacht en aandacht besteden aan hun buren.
Geblokkeerde toegang.
Alle nieuwe gebouwen moeten volledige toegang en faciliteiten voor gehandicapten bieden, maar oudere gebouwen niet. Organisatoren van evenementen zijn niet verplicht om toegang te bieden aan mensen met een handicap, maar het is een goede gewoonte om dit waar mogelijk te doen. Waar dit niet mogelijk is, dient reclame hierop te wijzen.
Voedselhygiene
Als u voedsel aan het publiek serveert, moet het zijn bereid en bewaard in overeenstemming met de voorschriften voor voedselhygiëne. Een persoon met een certificaat voor voedselhygiëne moet de verantwoordelijkheid voor het beheer van de catering op zich nemen. Gebouwen die regelmatig worden gebruikt voor de bereiding van voedsel worden van tijd tot tijd geïnspecteerd door de gemeente.
Parkeerplaats
Als u een groot evenement plant en verwacht voldoende parkeergelegenheid te hebben, is het verstandig om met de politie te praten over andere mogelijke regelingen. Als u op bepaalde wegen de stoep vrij moet houden, kunt u hiervoor verkeerskegels huren bij de politie.
Kinderbescherming
Uw organisatie moet een kinderbeschermingsbeleid hebben en uw evenement moet hieraan voldoen. Zo niet, of als het een privéactiviteit is, moet u op de hoogte zijn van kinderbeschermingsproblemen. Elke vrijwilliger die met kinderen werkt, moet op zijn minst zijn gecontroleerd door het Criminal Records Bureau (CRB).
