Condominiumbedrijven worden niet beheerd door een enkele entiteit. In werkelijkheid heeft een condominiumbedrijf 3 hoofden: de eigenaren, de raad van bestuur en de vastgoedbeheerders. De Raad van Bestuur speelt een cruciale rol in deze relatie, aangezien deze in wezen Condo Corp beheert namens de eigenaren. Ze vertegenwoordigen eigenaren en zijn verantwoordelijk voor vrijwel alle belangrijke beslissingen met betrekking tot de financiën van appartementen, onderhoud van gebouwen en terreinen, onderhoud en handhaving van de Condominiumwet, rapportage en regels en voorschriften. Het toewijzen van de juiste bestuursleden is daarom cruciaal.
Wat interessant is, is dat er geen speciale vaardigheden, kennis of certificaten vereist zijn om in het bestuur te dienen. De Condominiumwet stelt eenvoudigweg dat de condominiumcorporatie moet worden bestuurd door een raad van bestuur bestaande uit ten minste drie bestuurders die –
A.) Minstens 18 jaar oud
B.) Mentaal bekwaam
C.) Kan niet failliet gaan
Laat geen retentierecht tegen hen registreren dat niet binnen 90 dagen na de verkiezing is vrijgegeven. Wat interessanter is, en volgens sommigen ronduit verrassend, is dat iemand met een strafblad wel degelijk directeur kan worden. Voor iedereen die het eigendom van een condominium-eenheid overweegt, kan het vaardigheidsniveau van het bestuur van belang zijn. Maak je geen zorgen, je hebt inspraak in de selectie van gekwalificeerde kandidaten.
Alleen eigenaren kunnen bestuurders “stemmen” of “eruit gooien”, of in zeldzame gevallen een heel bestuur. Ze zouden dit doen op de AGM (jaarlijkse algemene vergadering) of opgevraagde vergadering (een speciale vergadering die meestal wordt bijeengeroepen of gevorderd door de eigenaren, of door een enkel lid van de raad van bestuur of meerdere leden). Wanneer er een vacature ontstaat in de Raad van Bestuur, bijvoorbeeld als een lid aftreedt, kunnen de overblijvende leden een “tijdelijk lid” voordragen om hun plaats in te nemen tot de volgende AVA. Op dat moment wordt het benoemde lid kandidaat voor verkiezing als hij of zij in het bestuur wenst te blijven. Maar de eigenaren hebben het laatste woord.
Volgens de Condominiumwet moeten bestuurders van een condominiumcorporatie voldoen aan de norm van “redelijk voorzichtige persoonlijke zorg, toewijding en vaardigheid”. Van hen wordt verwacht dat zij handelen in het belang van de eigenaren en het gebouw en ervoor zorgen dat de regels en de verklaring op uniforme en consistente wijze worden toegepast. Gemeenten mogen niet weigeren de regels te handhaven, zelfs niet in het zeldzame geval dat een enkele eigenaar een klacht indient. Het overtreden van de regels leidt in de loop van de tijd meestal tot tal van problemen, waarbij financiële problemen slechts een van de vele mogelijke gevolgen zijn. Deze problemen kunnen uiteindelijk leiden tot een daling van de inruilwaarde van eenheden van eigenaren.
Omdat de vereisten van de Condominiumwet zo los en vaag zijn, kunnen verhuurders werken met “slechte raadgevers” die niet de belangen van de verhuurders in gedachten lijken te hebben. Een mogelijke oplossing zou zijn dat een condominium een statuten goedkeurt waarin specifiek wordt vermeld wie in het bestuur kunnen worden gekozen, op voorwaarde dat de statuten binnen de reikwijdte van de wet vallen. Er kan bijvoorbeeld worden gesteld dat “alle bestuurders eigenaar moeten zijn” omdat eigenaren een belang hebben bij het welzijn van de appartementen.
Waar gemeenten de regels niet handhaven of naleven, kunnen eigenaren hun recht uitvaardigen op grond van sectie 134 van de Ontario Condominium Act, waardoor ze een gerechtelijk bevel kunnen aanvragen waarbij de gemeente moet voldoen. Dat gezegd hebbende, staat de wet de condominiumcorporatie onterecht toe om 100% van de juridische kosten in rekening te brengen die de gemeente en de eigenaar hebben gemaakt om naleving te verkrijgen. Op zijn beurt kan het zoeken naar een dergelijk gerechtelijk bevel eigenaren een obsceen bedrag kosten.
Daarnaast is de raad van bestuur verantwoordelijk voor het inhuren van een beheermaatschappij. Vastgoedbeheerders kunnen worden beschouwd als de “armen” van het bestuur. Ze voeren de meeste taken uit die nodig zijn om een gebouw op orde te houden, inclusief maar niet beperkt tot: het tijdig innen van alle vergoedingen van verhuurders, ervoor zorgen dat rekeningen worden betaald, een goede administratie bijhouden, voldoende zekerheid bieden, aanbevelingen doen met betrekking tot beleid en procedures , het implementeren van de toepassing van beleid en procedures, het beheren van onderhoudstaken en nog veel meer.
Het toewijzen van de juiste bestuursleden is absoluut cruciaal voor het succes van eigenaren. Het bestuur vertegenwoordigt de eigenaren en legt als zodanig verantwoording af aan hen. Een goede raad communiceert duidelijk en open met verhuurders, behandelt klachten van bewoners, volgt en handhaaft regels, onderhoudt een ordelijk gebouw en zorgt voor de financiële gezondheid van condominiumcorporaties.
