In de afgelopen twee decennia heb ik het een en ander geleerd over feestplanning en hoe je een succesvol bedrijfsevenement organiseert. Het eerste en belangrijkste onderdeel van het evenement is altijd – entertainment. Als je het eenmaal goed hebt, valt de rest op zijn plaats.
1 – Zorg voor een plan of strategie voor een bedrijfsevenement en blijf gefocust
Wanneer u een zakelijk evenement plant, is er altijd ruimte voor “iets anders” totdat het weg is. Dus wat ben je aan het snijden? Controleer de realiteit vanaf het begin, je hebt een ultiem doel, maak een plan, ontwikkel een strategie en blijf gefocust. Laat niet alle extra “spullen” die deel kunnen uitmaken van het concept het overnemen en je tijd- en ruimtecontinuüm verpesten, want als je de focus verliest, kan je evenement niet succesvol zijn.
2 – Ken uw team en plan voor hun behoeften en wensen
Entertainment dat kwalificeert als een show voor een groep van 20-plussers zal geen indruk maken op uw 45-jarige managementpersoneel. Plan de verschillen, begrijp hun verlangens en plan entertainment dat geschikt is voor beide groepen mensen en iedereen die mogelijk op uw gastenlijst staat.
3 – Houd het einddoel voor ogen
Als het einddoel is om verkopers te trainen, de verkoop te verhogen en de troepen te motiveren, dan wil je deze concepten combineren met je entertainment. Laat de artiesten weten wie je beste leerlingen zijn en moedig ze aan om te schreeuwen om ze aan te moedigen en te motiveren. Het maakt een verschil, en je doel voor dit feest is motivatie. Doe wat je moet doen om het voor elkaar te krijgen.
4 – Begrijp de prijzen en respecteer het budget
Zelfs als je geweldig entertainment nodig hebt, als je evenementenplanner het budget goed kent, zullen ze in staat zijn om lekker eten binnen te halen, de perfecte locatie te vinden en entertainment te bieden, als ze een werkplan hebben. Herinner ze er altijd aan om ONDER het budget te blijven voor die last-minute extra’s.
5 – Sluit alle kamers aan op jouw thema
Van sprekers voor het ochtendontbijt tot items op het lunchmenu tot entertainment tijdens het avondeten, uw stukken moeten met elkaar verbonden zijn. U moet alle betrokkenen vóór het evenement een lijst met specifieke gerichte behoeften geven en vervolgens regelmatig contact met hen opnemen om er zeker van te zijn dat iedereen op dezelfde pagina zit en hun boodschap heeft gecoördineerd.
6 – Er kan maar één evenementenplanner zijn
Je hebt misschien een team van veertig mensen om het evenement te helpen plannen, maar er kan eigenlijk maar één evenementenplanner zijn. Zorg ervoor dat je één persoon hebt die verantwoordelijk is voor ALLE details van je evenement, en die persoon moet alles bijhouden, van hapjes tot muziek. Ze willen een lijst met alles, van iedereen die aanwezig is tot iedereen die optreedt en iedereen daar tussenin.
7 – Tijd en schema’s zijn belangrijk
Een echte professionele evenementenplanner weet dit tot op de minuut. Als je niet in staat bent om tijd en schema’s te beheren, gebruik dan je beste vaardigheden om de juiste persoon aan te nemen die tijd en schema’s op de microseconde kan beheren en focus op andere belangrijke details. Laat uw evenementenplanner zijn werk doen.
